Privacy verklaring - mei 2025

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die jij vrijwillig verstrekt, bijvoorbeeld via:
- het contactformulier op de website;
- aanmelding voor een kennismaking of coachingstraject;
- het invullen van intakeformulieren en bijlagen.

Het gaat hierbij om gegevens zoals:
- Voor- en achternaam
- Geboortedatum
- Geslacht
- Adresgegevens
- E-mailadres en telefoonnummer
- Gezondheidsinformatie (zoals medische voorgeschiedenis, medicijngebruik, leefstijl)
- Antwoorden op intakeformulieren, de representatievoorkeurentest en vitaliteitscheck

Een deel van deze informatie betreft zogenaamde ‘bijzondere persoonsgegevens’, zoals gegevens over je gezondheid. Deze gegevens worden uitsluitend met jouw toestemming verzameld, en zijn belangrijk om jou vanuit een holistische visie op een zorgvuldige en passende manier te kunnen begeleiden. Uiteraard worden ze met extra zorg en beveiliging behandeld, in lijn met de AVG.

2. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Soul Searching verwerkt jouw gegevens om:
- contact met je te onderhouden (bijv. voor afspraken, intake of vragen);
- coachingstrajecten of opfriscursussen zorgvuldig uit te kunnen voeren;
- jouw situatie beter te begrijpen via zelfreflectieformulieren;
- praktische zaken af te handelen zoals facturatie en administratie;
- te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplicht).
Wij verwerken jouw gegevens nooit zonder doel en niet langer dan nodig.

3. Grondslagen van verwerking
De verwerking van jouw gegevens is gebaseerd op:
- Jouw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld bij het invullen van intake- of reflectieformulieren;
- De uitvoering van de overeenkomst (jouw coachingstraject);
- Een wettelijke verplichting, zoals de belastingwetgeving;
- Het gerechtvaardigd belang van zorgvuldige praktijkvoering.

4. Bijlagen en aanvullende formulieren

Na een kennismaking of bij start van een traject ontvang je mogelijk de volgende documenten:
- Intakeformulier Soul Searching
- Representatievoorkeurentest
- Vitaliteitscheck

Deze zijn bedoeld als zelfreflectietools binnen het traject. Ze worden uitsluitend door jou zelf ingevuld en alleen door Soul Searching ingezien en gebruikt in het kader van coaching.

5. Bewaartermijnen
- Factuur- en administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijk verplicht)
- Coaching formulieren (zoals intake en reflecties): maximaal 2 jaar na afronding van het traject
- Inschrijvingen voor updates of nieuws: tot jij je afmeldt
Je kunt op elk moment verzoeken om inzage of verwijdering van je gegevens.

6. Delen van persoonsgegevens
Jouw gegevens worden niet verkocht of gedeeld met derden, tenzij:
- dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld een boekhouder onder verwerkersovereenkomst);
- er een wettelijke verplichting bestaat (zoals bij controle door de Belastingdienst).

7. Beveiliging
Soul Searching treft passende maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik:
- Beveiligde websiteverbinding (SSL)
- Toegang tot digitale dossiers is beperkt en beveiligd
- Geen onnodige papieren administratie
- Geen gegevensopslag in de cloud buiten de EU

8. Jouw rechten
Je hebt recht op:
- Inzage in je persoonsgegevens
- Correctie of verwijdering
- Beperking van verwerking
- Gegevensoverdracht
- Intrekking van toestemming (zonder dat dit invloed heeft op eerdere verwerking)
Een verzoek kan je sturen naar: info@soul-searching.nl
Je ontvangt binnen vier weken een reactie.

9. Klachten
Heb je zorgen over de manier waarop jouw gegevens verwerkt worden? Neem gerust contact op via info@soul-searching.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld bij wijziging van diensten of wetgeving. De meest actuele versie vind je altijd op:

www.soul-searching.nl/privacyverklaring